Die Muster AG schickt den Mitarbeiter Müller auf ein 2-tägiges Seminar in Hamburg. Im Zuge der Reise verbringt Herr Müller 2 Nächte in einem Hamburger Hotel. Bei der Anreise muß er dabei im Hotel ein Meldeformular ausfüllen. Ohne sich etwas Böses dabei zu denken trägt er ein: Fritz Müller, Musterweg 2, 76135 Karlsruhe. Als er wieder abreist erhält Herr Müller nun eine Rechnung, die auf seine private Adresse lautet. Auch dabei denkt er sich nichts weiter.

Leider ist die Hotelrechnung in dieser Form für die Muster AG völlig wertlos: ohne die korrekte Firmierung auf der Rechnung ist nämlich kein Vorsteuerabzug möglich. Das Hotel von Herrn Müller kostete 99 Euro pro Nacht inklusive Frühstück - die Firma hat also soeben 37,62 Euro Vorsteuerabzug verloren. Es besteht natürlich noch die Möglichkeit, durch die Buchhaltung oder den Reisenden selbst eine geänderte Rechnung anzufordern. Die dadurch entstehenden Prozesskosten mindern allerdings diese 37,62 Euro ganz erheblich.

Albatros Travel empfiehlt aus diesem Grunde die Nutzung von Hotelgutscheinen für Inlandsreisen. Das Hotel wird dabei von Albatros Travel reserviert und der Reisende erhält einen Gutschein im .pdf Format. Mit diesem Gutschein bezahlt er dann die Übernachtungen vor Ort. Die Firma erhält für den Gutschein von Albatros Travel eine Rechnung mit korrekt ausgewiesener Mehrwertsteuer. Diese Vorgehensweise sichert, daß die Firma bei jeder Übernachtung die Vorsteuer abziehen kann. Gleichzeitig muß der Reisende bei der Hotelübernachtung nicht mehr in Vorlage treten.

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